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Define tus operaciones: gestiona costes y tiempo




¿Ya tienes definidas las operaciones en tu negocio? El definir nuestras operaciones nos permitirá poder implementar acciones para ser más eficientes en la gestión del tiempo y costes a la hora de prestar nuestro servicio.

Para un proyecto empresarial es tan importante el "QUÉ" servicio vendemos como el "CÓMO" hacemos este servicio. La mayoría de planes de negocio suelen obviar la segunda, lo que puede comportar en un futuro una menor eficiencia de nuestro servicio.

El "CÓMO", trata de describir el proceso de elaboración de nuestro servicio: ¿qué pasa desde que un cliente se pone en contacto con nosotros hasta que el servicio está finalizado y cobramos?

En la imagen se muestra un tubo que es nuestro sistema de operaciones.

 
1. Ítem: "El Cliente": El cliente será la persona que pasará por nuestro "tubo"(empresa). Tendrá una entrada (bienvenida y "alta ficha cliente") y una salida (pago del servicio).

2. Operaciones:
 Tenemos que reflexionar y dividir la prestación de nuestro servicio en "Etapas" o "Fases" (ejemplo: la bienvenida y "alta ficha cliente"; una visita al centro de nuestro cliente..etc)
En este apartado nos interesa cuantificar:
- Coste de tiempo operación: Cuando prestamos un servicio nos podemos encontrar en que habrá alguna operación que puede durar varios minutos, horas o incluso días.
- Costes económicos "extras": Si en alguna operación realizamos algun desplazamiento física, eso implica que deberemos imputar ese coste al plan financiero. El definir nuestras operaciones nos permite hacer un análisis más real de costes derivados de nuestro servicio.

3. Recursos
De momento sabemos nuestras operaciones, aunque falta una variable importante: nuestros recursos. Estos pueden ser personal, maquinarias que agilicen nuestro trabajo, etc. Obviamente el tiempo en prestar un servicio no será el mismo si disponemos de dos personas en lugar de una, ¿no?
En nuestro esquema del tubo, añadiremos la variable recursos. Esto nos permitiría distribuir a las personas para gestionar con mayor eficiencia nuestro tiempo y atender a más clientes. Plasmar en una parrilla con un marco temporal las operaciones, sería realizar una Diagrama de Gantt.

4.Y si lo sumamos....¿que nos da?
Una forma sencilla de concluir la definición de operaciones de un negocio es plasmarlo de forma visual en un gráfico o un diagrama de Gantt. De esta forma, nos ayuda a visualizar de forma inmediata todos los aspectos tratados en este post. 

Este tipo de diagramas son muy utilizados especialmente en negocios industriales (producción) o de servicios, donde la gestión del tiempo y recursos humanos adquiere una vital importancia. No os olvideis, en la prestación de servicios(no sólo producción) es también muy importante la gestión de las operaciones internas.

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